Als Auslagen oder auch Spesen werden Ausgaben von Arbeitnehmern im Interesse des Arbeitgebers bezeichnet, die diesem zu ersetzen sind. Der Gesetzgeber legt fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Inwiefern das im Arbeitsvertrag geregelt ist, welche verschiedenen Arten von Auslagen es gibt und welchen Beschränkungen der Auslagenersatzanspruch unterliegt, wird in den folgenden Absätzen genauer beschrieben.
Spesen oder Auslagen sind von der Rechtsgrundlage nach Art. 327a OR also Ersatzleistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer für die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit notwendigen Ausgaben.
Dementsprechend ist der Auslagenersatz eine Entschädigung der durch den Arbeitnehmer im Interesse des Arbeitgebers geleisteten Aufwendung und für die Ausführung der Arbeit essentiell. Sie stellt jedoch keine Gegenleistung des Arbeitgebers dar.
Der Auslagenersatz muss im vornherein durch eine schriftliche Abrede, einen Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag festgesetzt und zur Gänze vom Arbeitgeber übernommen werden. Eine Klausel durch die der Arbeitnehmer auf den Anspruch verzichtet ist nichtig. Namentlich wird die feste Entschädigung auch als Taggeld, Pauschalspesen oder pauschale Wochen- oder Monatsvergütung bezeichnet.
Da bereits festgestellt wurde, dass notwendige Ausgaben des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber ersetzt werden müssen, stellt sich nun die Frage welche darunter fallen. Natürlich ist der Arbeitnehmer verpflichtet, die ihm zu ersetzenden Spesen nach Umfang und Notwendigkeit detailliert und durch Belege nachzuweisen. Zudem nicht ersatzpflichtig ist der Einsatz von persönlichen Arbeitsmitteln, für die der Arbeitgeber eine Alternative zur Verfügung stellt, wie beispielsweise ein Diensthandy.
Der Auslagenersatz kommt vor allem in handwerklichen Betrieben, in Unternehmen mit reisendem Personal und bei der Option von Heimarbeit zum Einsatz. Im Bereich von Motorfahrzeugen sind spezielle Abmachungen zulässig: Benützt der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber für seine Arbeit ein von diesem oder ein von ihm selbst gestelltes Motorfahrzeug, so sind ihm die üblichen Aufwendungen für dessen Betrieb und Unterhalt nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten. Stellt der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber selbst ein Motorfahrzeug, so sind ihm überdies die öffentlichen Abgaben für das Fahrzeug, die Prämien für die Haftpflichtversicherung und eine angemessene Entschädigung für die Abnützung des Fahrzeugs nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten.
Auch beim Thema der beruflichen Aus- und Weiterbildung, die oftmals nicht nur im Interesse des Arbeitnehmers, sondern auch in dem des Arbeitgebers liegt, findet auch während der Arbeitszeit statt und muss dementsprechend ersetzt werden. Dabei wird neben Weiterbildung aufgrund gesetzlicher Pflichten, stark auf den Bildungsurlaub verwiesen. Im Schweizer Obligationenrecht sind dafür die verschiedensten Möglichkeiten gesetzlich geregelt.
Nach dem Grundsatz von Art. 327a ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer die für die Ausführung der Arbeit notwendigen Auslagen zu ersetzen. Wichtig zu beachten ist, dass der Arbeitnehmer seine arbeitsrechtlichen Vorgaben zu erfüllen hat, um den Auslagen Ersatzanspruch zu erhalten und die Auslagen in unmittelbar direktem Zusammenhang mit der Arbeitsausführung stehen müssen. Die Aufwendung für den persönlichen Unterhalt des Arbeitnehmers, wie beispielsweise Verpflegung, Arbeitswegkosten oder Umzugskosten, fallen nicht unter die vom Arbeitgeber zu ersetzenden Auslagen. Ausnahmen stellen dabei folgende Punkte dar:
Der Auslagenersatz effektiv bezeichnet die Abrechnungspflicht des Arbeitnehmers bezüglich aller Auslagen, für welche er Ersatz fordert. Die Auslagenersatzpflicht des Arbeitgebers basiert auf der Fürsorgepflicht desselbigen unter Art. 328 OR. Nach diesem Gesetzespunkt ist der Arbeitgeber im Arbeitsverhältnis verpflichtet, die Persönlichkeit des Arbeitnehmers zu achten und zu schützen und auf dessen Gesundheit Rücksicht zu nehmen. Die Beweislast für den Auslagenersatz obliegt dem Arbeitnehmer, dessen Anspruch bei unerlaubter Handlung oder Verletzung des Arbeitsvertrags erlischt.
Die Pauschalspesen bilden die Auslagen, die durch eine fixe Entschädigung abgegolten werden, für dessen Geltendmachung der Arbeitnehmer keine Spesenabrechnung vorzulegen hat. Dieser Deckungszwang für alle durchschnittlich anfallenden notwendigen Kosten wird meist in einem Taggeld, einer Wochen- oder Monatspauschale verrechnet, wobei der Arbeitnehmer die Pflicht hat dies zu beweisen, falls die Spesenpauschale die notwendigen Auslagen nicht deckt. Etwaige Abreden, dass der Arbeitnehmer die notwendigen Auslagen jedoch teilweise oder gänzlich selbst zu tragen hat, sind laut Gesetzgebung Art. 327a OR nichtig.
Die Gesamtvergütung stellt eine Sonderform des Auslagenersatzes dar, wonach nach Abzug des üblichen Lohnes von der Gesamtvergütung der Überrest die effektiven Auslagen vollständig zu decken hat.
Unter den Vertrauensspesen fallen Auslagen von Aussendienstmitarbeitern und leitenden Angestellten, die in Ausübung geschäftlicher Tätigkeit für Repräsentation, Akquisition und Pflege von Kundenbeziehungen entstanden sind. Sowohl für diese Spesen als auch für die übrigen Klein- und Bagatellspesen, sind die Belege nicht oder nur durch unverhältnismässig hohem Aufwand zu beschaffen. Diese Art des Auslagen Ersatzanspruches basiert hauptsächlich auf der Abrede zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Die Vorschusspflicht kennzeichnet die Abschlagszahlung, also die Vorauszahlung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer. Dieser Auslagen Ersatz muss vom Arbeitnehmer auch nicht durch Nachleistung beglichen werden, wenn wie in Art. 324 OR beschrieben, die Arbeit infolge des Verschuldens des Arbeitgebers nicht geleistet werden kann oder dieser aus anderen Gründen mit der Annahme der Arbeitsleistung in Verzug gerät.
Grundsätzlich liegt die Nachweisobliegenheit in der Verantwortung des Arbeitnehmers. Dieser hat anhand von Rechnungen, Lieferscheinen, etc., für die Entstehung und Höhe der Auslagen Rechenschaft zu leisten. Ausnahmen stellen dabei die Vertrauensspesen sowie die Pauschalspesen dar, die sich je nach Abrede zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren.
Die Fälligkeit des Auslagenersatzes ist mit Art. 327c OR geregelt und besagt, dass dieser jeweils zusammen mit dem Lohn auszurichten ist, sofern nicht eine kürzere Frist verabredet oder üblich ist. Darüber hinaus ist dem Arbeitnehmer bei regelmässigen Auslagen zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten, ein angemessener Vorschuss in bestimmten Zeitabständen, mindestens jedoch jeden Monat auszurichten.
Gemäss Art. 341 Abs. 2 OR sind die allgemeinen Vorschriften über die Verjährung, auch auf Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis anwendbar. Die Verjährung beginnt laut Art. 130 Abs. 1 OR für jeden Anspruch mit seiner Fälligkeit zu laufen. Gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR verjähren Forderungen des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsverhältnis bereits nach 5 Jahren. Es ist also grundsätzlich vom Obligationenrecht her eine kürzere Verjährungsfrist für die Arbeitnehmer als für die Arbeitgeber vorgesehen. Entgegen dem Wortlaut gilt diese kürzere Verjährungsfrist von 5 Jahren aber nur für geldwerte Leistungen, also für Forderungen, die im weitesten Sinne die Arbeit entgelten.
Eine der wichtigsten Beschränkungen stellt die sogenannte Verrechnungsbeschränkung dar. Unter die Verrechnungsbeschränkung fällt neben dem Lohn, der pfändbar sein muss, auch jegliche einklagbare Geldleistungspflicht des Arbeitgebers, welche Entgelt für die Arbeitnehmerleistungen beinhaltet und daher nur beschränkt pfändbar sind.
Da der Auslagenersatz unter die Arbeitsschutznorm unter Art. 325 Abs. 1 OR fällt, umfasst dieses jegliche Art von Vergütungsvereinbarung für geleistete Arbeit. Damit dürfen Lohnforderungen nur insoweit abgetreten oder verpfändet werden, als sie nicht für den Lebensunterhalt benötigt werden.
Erwerbseinkommen jeglicher Art darf gepfändet werden, wenn damit nicht in das Existenzminimum, also den Notbedarf, eingegriffen wird. Notwendige Auslagen sind im Existenzminimum zu berücksichtigen.
Prinzipiell gesehen, muss die Regelung für den Spesenersatz immer im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Achten Sie deshalb bereits vor Unterzeichnung auf die Bestimmungen des Vertrags und etwaige Abmachungen, die Ihr künftiger Arbeitgeber treffen möchte. Ein Anwalt für Arbeitsrecht kann Ihren Arbeitsvertrag im Vorfeld sichtigen und prüfen, ob dieser den arbeitsrechtlichen Gesetzen entspricht.
Sollte Ihr Arbeitgeber die Erstattung der Auslagen nur mündlich ausmachen wollen oder Sie für notwendige Kosten aufkommen lassen, handelt dieser gesetzeswidrig. Bevor Sie dagegen vorgehen, empfiehlt es sich einen erfahrenen Arbeitsrechtsberater aufzusuchen. Mit Ihm gemeinsam, können Sie die Situation fachkundig analysieren und gegebenenfalls Ihre Rechte vor Gericht einklagen.
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