Die Rechte zum Datenschutz am Arbeitsplatz sind im Allgemeinen in Art.328b des OR besagt folgendermassen definiert: «Der Arbeitgeber darf Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind. Im Übrigen gelten die Bestimmungen des Bundesgesetzes vom 19. Juni 1992 über den Datenschutz (DSG).»
Das Schweizer Datenschutzgesetz bezweckt den Schutz der Persönlichkeit und der Grundrechte von Personen, über die Daten bearbeitet werden (Art. 1 DSG).
Der Verweis auf das DSG in Art. 328b OR hat die folgenden konkreten Auswirkungen: Eine im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erfolgende Datenbeschaffung muss immer mit rechtmässigen Mitteln erfolgen. Ferner hat die Bearbeitung hat nach Treu und Glauben zu geschehen und sie muss verhältnismässig sein. Ausserdem dürfen Personendaten nur zu dem Zweck bearbeitet werden, der bei der Beschaffung angegeben wurde, aus den Umständen ersichtlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Auch schreibt das Schweizer Datenschutzgesetz vor, dass diese Daten gegenüber dem Zugriff von Unbefugten gesichert werden müssen.
Der Arbeitnehmer hat dabei immer ein Auskunftsrecht gegenüber dem Arbeitgeber bezüglich aller über ihn gesammelten persönlichen Daten. Auch hat der Arbeitnehmer ein Recht auf die Einsicht in die Personalakten und er kann einen Vermerk verlangen, wenn Personaldaten zweifelhaft sind. Dem Arbeitgeber obliegt ferner die Pflicht, die personenbezogenen Daten eines Arbeitnehmers in regelmässigen Abständen auf ihre Richtigkeit zu überprüfen und ggf. zu entfernen. Der Arbeitgeber und das Unternehmen kann zusätzlich für Datenschutz seinerseits sorgen mittels einer Geheimhaltungsklausel im Arbeitsvertrag.
In Bezug auf den Datenschutz entstehen die ersten Rechte und Pflichten der beiden Vertragsparteien schon vor einem Abschluss des Arbeitsvertrages, im Rahmen der Bewerbungsgespräche. Deshalb sind Bewerbungsunterlagen immer mit aller Diskretion zu behandeln und dürfen auch nur von den zuständigen Personen eingesehen werden. Zumeist sind dies der Personalverantwortliche und der zuständige Vorgesetzte. Für den Fall, dass ein Bewerber nicht berücksichtigt wird, müssen personenbezogene Daten vernichtet werden und dem Bewerber müssen die überlassenen Unterlagen zurückgegeben werden.
Besonders umstritten sind auch immer die Fragen, die im Rahmen eines Vorstellungsgespräches gestellt werden dürfen und zu welchen Auskünften ein Bewerber verpflichtet ist. Hierbei hat sich in der Praxis als zulässig etabliert, dass z. B. bei Führungskräften oder einer Besetzung von Vertrauenspositionen eine weitreichende Prüfung von Bewerbern zulässig ist, die auch die das Erfragen von z. B. Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Sozialkompetenz, Freizeitgestaltung und private Verhältnisse zulässt. Hingegen muss bei Bewerbern für eher ausführende Tätigkeiten eine größere Zurückhaltung erfolgen und das Fragenspektrum begrenzt sich eher auf die berufliche Ausbildung und Erfahrung und entsprechende Qualifikationen.
Generell müssen die Fragen im Bewerbungsgespräch in Bezug auf den Datenschutz auf den konkreten Fall abgestellt sein. Besonders heikel ist jedoch in Bezug auf personenbezogene Daten die Frage nach einer Schwangerschaft. Diese ist nur dann zulässig, wenn aufgrund einer bestehenden Schwangerschaft die geplante Arbeit nicht mehr verrichtet werden kann, wie z. B. bei einer Tänzerin. Zulässig ist es allerdings, personenbezogene Daten über akute Krankheiten oder absehbare zukünftige gesundheitliche Schädigungen zu erheben, die die Tauglichkeit des Kandidaten betreffen.
Ist ein Arbeitsverhältnis zustande gekommen, stellt sich die Frage, wie im Rahmen der Regelungen zum Datenschutz dann Daten während der Tätigkeit erfasst werden dürfen. Welche Daten darf der Arbeitgeber speichern? Hierbei werden Daten als unbedenklich eingestuft, welche für eine administrative Begleitung des Arbeitsverhältnisses notwendig sind ebenso wie Daten, die einer beruflichen Beurteilung dienen. Hierzu gehören neben der persönlichen Daten des Arbeitnehmers auch seine Daten zum Lohnkonto und seinen Arbeitsbewilligungen. Ferner dürfen auch Daten zum beruflichen Werdegang, Qualifikationen und früheren Arbeitsverhältnissen gespeichert werden.
Unzulässig sind hingegen Daten zu z. B. Hobbies, Lebensgewohnheiten oder Heiratsabsichten. Ausserdem ist es auch unzulässig, psychologische Tests ohne eine vorherige Information und Einwilligung des Arbeitnehmers durchführen zu lassen oder graphologische Gutachten erstellen zu lassen. Auch die Erfassung von Religionszugehörigkeiten darf in den meisten Fällen nicht stattfinden, ausnahmsweise ist dies jedoch bei Tendenzbetrieben gestattet, wie z. B. bei einer Bewerbung bei einer Kirchengemeinde.
Auch Partei- oder Vereinsmitgliedschaften sind in der Regel Privatsache. Allerdings dürfen sowohl Parteien, Gewerkschaften oder auch Verbände durchaus abklären, ob ein Bewerber die politischen Standpunkte des Arbeitgebers teilt. Grundsätzlich werden Arbeitsverhältnisse heute auch neben dem Arbeitsvertrag durch eine entsprechende Datenschutzerklärung seitens des Arbeitgebers definiert, die die Arbeitnehmer über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aufklärt.
Eine arbeits- und datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Überwachung von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz hängt zunächst von der Art der Auswertung der Daten ab. Dabei setzt die Zulässigkeit einer personenbezogenen Auswertung, bei der Rückschlüsse auf bestimmte Personen möglich sind, immer einen Verdacht auf einen Regelverstoss voraus, wobei dieser Verdacht auch aus einer vorgängig anonymen Auswertung stammen kann. Für den Fall, dass das Verhalten der Mitarbeiter nicht personenbezogen ausgewertet wird, darf eine Überwachung systematisch erfolgen, auch ohne dass ein Verdacht auf einen Regelverstoss eines Arbeitnehmers vorliegt. Dies wird zumeist durch eine Datenschutzerklärung seitens des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer kommuniziert.
Fraglich ist auch häufig, ob und in welchem Umfang Kontrollen am Arbeitsplatz konkret erlaubt sind. Grundsätzlich sind hier nach dem Arbeitsgesetz für diesem unterstehende Arbeitnehmer keine Überwachungstechniken erlaubt, die das Verhalten am Arbeitsplatz überwachen. Ausnahmsweise ist dies nur dann zulässig, wenn z. B. eine Videoüberwachung aus Gründen der Sicherheit notwendig ist. Jedoch darf auch hierbei eine Überwachung nicht umfangreicher sein, als sie zum Erreichen dieses Zweckes notwendig ist. Hingegen liegt nach der Rechtsprechung keine Verletzung des Datenschutz vom Arbeitgeber vor, wenn ein Unternehmen die Geschäftsfahrzeuge von Aussendienstmitarbeitern durch ein GPS überwachen lässt.
Auch darf ein Arbeitgeber keine private Post seiner Mitarbeiter öffnen. Jedoch gilt es dabei zu beachten, dass das blosse Voranstellen des Namens vor der Firmenanschrift nicht ausreichend ist zur Kennzeichnung als private Post. Hierbei sind immer Zusätze wie z. B. „ Persönlich“ oder aber „C/O“ notwendig.
Grundsätzlich ist ein Arbeitgeber jedoch befugt, den privaten Telefonverkehr in seinem Unternehmen einzuschränken und kann ihn ggf. sogar ganz untersagen, mit Ausnahme von dringenden Gesprächen. Für den Fall, dass derartige Beschränkungen in einem Unternehmen existieren, dürfen auch Rahmendaten über die Dauer, Gebühren und den Gesprächspartner erfasst werden, wenn dies vorab angekündigt wurde.
Auch eine Kontrolle der privaten Nutzung von Internet oder Email am Arbeitsplatz stellt keine Datenschutzverletzung Arbeitgeber dar, wenn dieser die Nutzung im Vorfeld reglementiert hat.
Wurde ein Arbeitsverhältnis beendet, so ist der Arbeitgeber durch die Arbeitgeberfürsorgepflicht verpflichtet, die Personalakte nach einigen Wochen auszudünnen. Dabei müssen dann alle personenbezogenen Daten, die ihre Aktualität nach dem Ausscheiden verloren haben, entfernt werden. Hierbei handelt es sich z. B. Spesenabrechnungen, Urlaubsanträge etc, sofern hierzu keine Uneinigkeiten mehr bestehen. Hingegen ist es umstritten, ob nach dem Ausscheiden eines Arbeitnehmers die Personalakte auch vernichtet werden muss. Nach der allgemeinen Rechtsprechung ist hierbei eine gewisse Aufbewahrungsfrist durch den Arbeitgeber zulässig. Dies gilt zumindest noch so lange, wie bestimmte Verjährungsfristen noch laufen und deshalb noch Forderungen eines ausgeschiedenen Arbeitnehmers auftreten können. Jedoch kann es der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber untersagen, Dritten Auskünfte über sein Arbeitsverhalten zu erteilen.
Arbeitgeber sind heutzutage in vieler Hinsicht gefordert, sich über gültige Datenschutzbestimmungen am Arbeitsplatz auf dem Laufenden zu halten. Deshalb ist es immer sinnvoll, sich hierbei regelmässig von einem erfahrenen Anwalt für Arbeitsrecht beraten zu lassen. Dieser kann informieren zu gesetzeskonformen Umsetzungen des Datenschutzgesetzes sowie auch zur Implementierung von Neuerungen. Dabei kann er für Arbeitgeber z. B. eine Datenschutzerklärung entwickeln und Datenschutzbeauftragte im Unternehmen schulen. Ferner steht ein Anwalt für Arbeitsrecht natürlich auch einem Arbeitnehmer zur Verfügung, der eine Datenschutzverletzung Arbeitgeber geltend machen möchte. In diesen Fällen kann er z. B. auf die Löschung von Daten hinwirken oder aber Unterlassung von Datenweitergabe hinwirken. Lassen Sie sich beraten von einem erfahrenen Anwalt für Arbeitsrecht zum Thema Datenschutz.
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